Teletrabajo en Consultoría y en la función de Auditoría

Los términos teletrabajo, teledesplazamiento o trabajo a domicilio a menudo se consideran sinónimos. Sin embargo, no son equivalentes.

Con relación al teletrabajo, existen diferentes modelos. No obstante, para efectos de este artículo adoptaremos una definición de teletrabajo tomada del ” Documento Temático para el Foro de diálogo mundial sobre las dificultades y oportunidades del teletrabajo para los trabajadores y empleadores en los sectores de servicios de TIC y financieros publicado por la OIT (Ginebra, 24-26 de octubre de 2016), el cual indica que el teletrabajo es:

“Una forma de organización y/o de realización del trabajo utilizando las tecnologías de la información, en el marco de un contrato o de una relación laboral, en la que un trabajo, que también habría podido realizarse en los locales del empresario, se ejecuta habitualmente fuera de esos locales.”

Es un hecho que la forma en que se ejecutan las actividades de consultoría, auditoria interna y auditoría externa ha cambiado debido a la globalización, cambios económicos, exigencias sociales, avance de las tecnologías, necesidad de esquemas competitivos a partir de la eficiencia en la utilización de los recursos, entre otras razones, que han generado la necesidad de evolucionar en la clásica concepción de la relación de trabajo.

Ventajas del teletrabajo.

Para el contratante:

• Reducción de costos tales como desplazamiento y viáticos

• Mejoras en la productividad

• Mejora en la satisfacción del cliente

• Reducción de contaminación ambiental

Para el trabajador o contratista

• Mejora en su calidad de vida

• Flexibilidad laboral

Por qué el teletrabajo puede ser aplicado a actividades de consultoría y auditoría?

• Implican alto grado de trabajo intelectual

• Se pueden realizar individualmente

• Pueden ser fácilmente fragmentadas, divididas y subdivididas

• Permiten una gran dosis de iniciativa y autocontrol

Requerimientos para el líder del equipo.

Proyectos que debían realizarse en diferentes localidades de un mismo país, diferentes países e inclusive diferentes continentes, requieren que se tenga por parte del líder del equipo una visión integral del concepto de teletrabajo ya que necesita identificar y administrar factores como:

• Horizontes de tiempo del trabajo del trabajo a realizar y administración de diferencias horarias entre países y continentes

• Iniciativas, propósitos y motivaciones el recurso humano

• Cuotas de teletrabajo en casa y en el terreno

• Enfoque en resultados

• Rendimiento y cumplimiento de metas

• Satisfacción del cliente

Se puede aplicar el teletrabajo a todas las fases de un proyecto?

En términos generales tanto un proyecto de consultoría como de auditoria, conlleva la realización de diferentes etapas tales como la planeación, ejecución, reporte y control de calidad. Por otro lado, un equipo de trabajo esta compuesto por posiciones gerenciales cuya participación más significativa corresponde a las etapas de planeación, reporte y control de calidad y staff que se encarga de la ejecución de la mayor parte de las tareas de campo.

De acuerdo con lo anterior, corresponde al líder de equipo planificar las etapas y roles en los cuales aplica adoptar el modelo de teletrabajo y en cuales no.

Herramientas que facilitan el teletrabajo en consultoría y auditoría:

• Internet

• Minería de datos

• Digitalización de documentos físicos

• Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (TAAC)

• Aplicaciones para almacenamiento en la nube

• Aplicaciones compartidas para administración de proyectos

• Aplicaciones para tele o video conferencias

• Acceso remoto a aplicaciones.

Ejemplo de aplicación

Durante varios años tuve el privilegio de liderar un equipo multidisciplinario que se encontraba localizado en diferentes puntos geográficos tales como Suramérica, Centro América y el Caribe. Nuestro cliente principal estaba radicado en Europa. Uno de los principales retos era la planeación de las actividades en relación a identificar cuales de los profesionales debían ejecutar trabajo “in situ” y cuales podían trabajar remotamente sin descuidar los objetivos del trabajo y cumpliendo con las necesidades y estándares de calidad del cliente.

La mayor parte del trabajo de planeación se realizaba remotamente, las labores de ejecución que no necesitaran verificaciones en terreno (inspecciones físicas), eran realizadas por los profesionales desde su país de origen y los resultados acorde con la planeación y el cronograma de trabajo eran reportados para revisión preliminar y consolidación. El análisis de los resultados se realizaba con la participación de todo el equipo, también en forma remota y posteriormente se enviaba a Europa un primer reporte antes de la emisión final.

La interacción de los miembros del equipo, las herramientas y los factores conllevaron a mejoras en tiempos de entrega, optimización del equipo de trabajo y de los recursos financieros y físicos así como en aumento de la satisfacción del cliente.

Álvaro Rincón Céspedes es Director de Auditoría con más de 16 años de experiencia en auditoría, estrategia, negocios, evaluación económica de proyectos, transformación empresarial y docencia en la región andina y el Caribe (Colombia, Ecuador y República Dominicana).

Líder de proyectos de conversión de NIIF, implementación de sistemas de control interno bajo COSO report y MECI y revisiones de calidad de funciones de auditoria en diferentes sectores de la economía y en compañías de nivel mundial.